在企業(yè)管理信息化領(lǐng)域，OA系統(tǒng)(辦公自動(dòng)化系統(tǒng))是企業(yè)管理信息化建設(shè)的重要基石，是一個(gè)以人為本，面向全員使用，落實(shí)企業(yè)管理制度流程的核心管理信息系統(tǒng)。如今，OA系統(tǒng)正與“云物移大智”(即云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、智慧城市)五大技術(shù)充分結(jié)合，不斷創(chuàng)新。

從上個(gè)世紀(jì)90年代初開(kāi)始至今，隨著軟硬件技術(shù)的發(fā)展，OA不斷發(fā)展，主要經(jīng)歷了以下幾個(gè)階段：電子文件處理，基于Office辦公軟件的電子化文件處理，主要特點(diǎn)是電子化;C/S聯(lián)機(jī)處理，采用客戶(hù)機(jī)/服務(wù)器的方式處理辦公文件，主要特點(diǎn)是網(wǎng)絡(luò)化;B/S協(xié)同辦公，采用瀏覽器技術(shù)，將Internet和Intranet結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)協(xié)同化辦公，主要特點(diǎn)是流程化、協(xié)同化;集團(tuán)化辦公管控，實(shí)現(xiàn)企業(yè)多層級(jí)的辦公管理信息化，落實(shí)和固化企業(yè)的辦公管理流程，主要特點(diǎn)是集團(tuán)化、集成化。

當(dāng)前，OA系統(tǒng)正在和“云物移大智”五大新技術(shù)充分結(jié)合，不斷創(chuàng)新。

云計(jì)算輕松滿(mǎn)足集中管控需求

目前，大型集團(tuán)型企業(yè)已經(jīng)開(kāi)展了云計(jì)算的落地工作，主要體現(xiàn)在IaaS層的云化。大部分企業(yè)都在探索私有云、公有云、混合云的架構(gòu)設(shè)計(jì)。其實(shí)對(duì)于軟件來(lái)說(shuō)，部署在公有云還是私有云上差異并不是很大，主要是要區(qū)分業(yè)務(wù)特性、數(shù)據(jù)的安全性、TCO等。

未來(lái)大型集團(tuán)型企業(yè)的OA將主要采用“混合云”部署方式。

合云架構(gòu)能夠快速整合企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)和新的系統(tǒng)，滿(mǎn)足用戶(hù)不同級(jí)別的安全要求，合理配置資源，將涉密流程與公共服務(wù)完美整合。比如，涉及企業(yè)核心的業(yè)務(wù)流程和關(guān)鍵數(shù)據(jù)的應(yīng)用，建議構(gòu)建在企業(yè)內(nèi)部的私有云上;對(duì)于數(shù)據(jù)安全性要求較低、應(yīng)用范圍較廣、功能標(biāo)準(zhǔn)化的應(yīng)用可以構(gòu)建在公有云上，如會(huì)議管理、車(chē)輛管理等。當(dāng)然，不論采用私有云還是公有云架構(gòu)，一定要從采購(gòu)、實(shí)施、運(yùn)維和人員等方面算好經(jīng)濟(jì)賬。

OA的體系架構(gòu)建設(shè)，需要重點(diǎn)關(guān)注PaaS層的能力。

PaaS層能力的構(gòu)建需要采用平臺(tái)化思想。通過(guò)建立技術(shù)組件、業(yè)務(wù)組件的平臺(tái)能力，實(shí)現(xiàn)真正的SOA松耦合結(jié)構(gòu)。要在SaaS層滿(mǎn)足企業(yè)的個(gè)性化需求難度較大，但是可以通過(guò)通用服務(wù)組件的SaaS化來(lái)實(shí)現(xiàn)，如考勤、出差和報(bào)銷(xiāo)等。隨著企業(yè)集中管控需求的提升，共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)組件也可以嘗試實(shí)現(xiàn)SaaS化，如人力資源共享、財(cái)務(wù)共享和集中采購(gòu)等。集團(tuán)型企業(yè)下屬單位的應(yīng)用可通過(guò)采用類(lèi)租戶(hù)的方式實(shí)現(xiàn)分權(quán)、分域的管理。

物聯(lián)網(wǎng)將員工和設(shè)備聯(lián)動(dòng)起來(lái)

物聯(lián)網(wǎng)為軟件應(yīng)用打開(kāi)了全新的視野。對(duì)于OA系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，物聯(lián)網(wǎng)不但能夠?qū)⒕€(xiàn)上、線(xiàn)下的業(yè)務(wù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，還能將員工和辦公設(shè)備聯(lián)動(dòng)起來(lái)。

在辦公管理領(lǐng)域，我們經(jīng)常遇到“線(xiàn)上線(xiàn)下兩層皮”的情況，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，我們可以將辦公的線(xiàn)下和線(xiàn)上進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。

比如，利用二維碼技術(shù)，在公文管理過(guò)程中，公文可以和智能文件交換柜進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)線(xiàn)上線(xiàn)下緊密連接;報(bào)銷(xiāo)審批的單據(jù)自動(dòng)生成條形碼或者二維碼，通過(guò)掃描自動(dòng)將信息提取或者關(guān)聯(lián)，可以極大地提高效率和準(zhǔn)確性。

應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)智能化的辦公場(chǎng)景，以手機(jī)作為員工的身份標(biāo)示，可以將辦公環(huán)境中的設(shè)備和員工緊密關(guān)聯(lián)和聯(lián)動(dòng)起來(lái)。

員工進(jìn)入企業(yè)辦公區(qū)域，通過(guò)手機(jī)可以“刷一刷”即可完成門(mén)禁驗(yàn)證，系統(tǒng)獲取員工身份以后，實(shí)現(xiàn)考勤、分配網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)的權(quán)限;需要召開(kāi)會(huì)議時(shí)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)至員工手機(jī)，推送會(huì)議資料，同時(shí)開(kāi)通員工通往會(huì)議區(qū)域的門(mén)禁權(quán)限;進(jìn)入會(huì)議室后，員工可以通過(guò)平板電腦連接視頻會(huì)議系統(tǒng)，與同事遠(yuǎn)程共享PPT演示材料，連接工廠設(shè)備的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，連接現(xiàn)場(chǎng)的攝像頭數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)決策。

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)豐富協(xié)同應(yīng)用場(chǎng)景

OA系統(tǒng)已經(jīng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了有效的結(jié)合，這種結(jié)合不僅能夠支持員工隨時(shí)隨地方便地辦公，還能催生更多的協(xié)同應(yīng)用場(chǎng)景。

目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)幾乎都默認(rèn)支持移動(dòng)端，正所謂“MobileFirst”(移動(dòng)優(yōu)先)。

現(xiàn)在大部分OA系統(tǒng)都支持移動(dòng)端應(yīng)用。未來(lái)用戶(hù)在應(yīng)用OA系統(tǒng)時(shí)還可能拋棄PC端，所有的操作都在平板電腦或者手機(jī)上完成。當(dāng)然，移動(dòng)化還面臨很多問(wèn)題，需要通過(guò)EMM、移動(dòng)門(mén)戶(hù)、移動(dòng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)等來(lái)解決。

移動(dòng)設(shè)備上的OA應(yīng)用與OA系統(tǒng)緊密融合，構(gòu)建各種協(xié)同應(yīng)用場(chǎng)景。

比如，員工通過(guò)手機(jī)填寫(xiě)出差申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)移動(dòng)審批后，系統(tǒng)直接連接在線(xiàn)平臺(tái)完成機(jī)票預(yù)定，并主動(dòng)根據(jù)行程安排專(zhuān)車(chē)公司的接送服務(wù)，最后自動(dòng)將對(duì)賬單返回企業(yè)進(jìn)行核算。

大數(shù)據(jù)讓辦公更加智能

大數(shù)據(jù)可以為OA系統(tǒng)提供數(shù)量指標(biāo)、效率指標(biāo)和質(zhì)量指標(biāo)，從而為企業(yè)優(yōu)化管理、提升辦公效率提供有用的依據(jù)。

對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，關(guān)注數(shù)據(jù)分析非常重要。

OA系統(tǒng)原來(lái)的關(guān)注點(diǎn)主要是系統(tǒng)功能、用戶(hù)體驗(yàn)、系統(tǒng)性能、靈活性等，而很少關(guān)注到數(shù)據(jù)。其實(shí)OA系統(tǒng)中存在海量的管理數(shù)據(jù)，包括結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。如果沒(méi)有加以有效利用，這些毫無(wú)價(jià)值;如果能對(duì)其有效分析，這些數(shù)據(jù)就可以為管理優(yōu)化和改進(jìn)提供重要的依據(jù)。這些依據(jù)主要包括數(shù)量指標(biāo)、效率指標(biāo)和質(zhì)量指標(biāo)：數(shù)量指標(biāo)，指的是在指定時(shí)間內(nèi)發(fā)起的流程數(shù)或辦結(jié)流程數(shù);效率指標(biāo)，指的是流程平均辦理時(shí)長(zhǎng)、節(jié)點(diǎn)平均辦理時(shí)長(zhǎng)、流程超時(shí)數(shù)或超時(shí)率、環(huán)節(jié)超時(shí)數(shù)或超時(shí)率和節(jié)點(diǎn)使用率;質(zhì)量指標(biāo)，指的是流程被駁回次數(shù)或被駁回率。

基于大數(shù)據(jù)構(gòu)建OA系統(tǒng)的“認(rèn)知”能力。

大數(shù)據(jù)不僅是指事后的數(shù)據(jù)分析，還要充分利用數(shù)據(jù)資源，發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律。在辦公應(yīng)用場(chǎng)景中，大數(shù)據(jù)可以助力企業(yè)構(gòu)建認(rèn)知能力，為員工設(shè)置個(gè)人辦公助手。辦公助手將對(duì)每天的個(gè)人郵件/待辦審批進(jìn)行智能化分析，找出最緊急且重要的郵件或待辦審批，并對(duì)下一步行動(dòng)給出建議;辦公助手將為員工合理安排一天的日程;辦公助手將從網(wǎng)狀的多渠道的溝通會(huì)話(huà)中梳理關(guān)鍵線(xiàn)索;辦公助手將成為“指尖的專(zhuān)家”，從企業(yè)的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)中智能地尋找出員工所需要的專(zhuān)家和業(yè)務(wù)知識(shí)。

智慧辦公支持一體化管理

智慧城市的核心是將城市零散的系統(tǒng)以一種協(xié)作的方式相互銜接。對(duì)于智慧辦公來(lái)說(shuō)，核心理念是類(lèi)似的，以人為中心，將與辦公相關(guān)的各類(lèi)資源進(jìn)行協(xié)作化整合。

從業(yè)務(wù)角度看，智慧辦公將實(shí)現(xiàn)端到端的業(yè)務(wù)流程，體現(xiàn)業(yè)務(wù)的完整性，實(shí)現(xiàn)“一站式”辦公。

例如，對(duì)于企業(yè)的辦公督辦管理，智慧辦公能夠構(gòu)建以事務(wù)驅(qū)動(dòng)為中心的辦公管理體系，實(shí)現(xiàn)“文、會(huì)、事”一體化管理;在項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算、招投標(biāo)、采購(gòu)、合同、付款、驗(yàn)收的全過(guò)程貫通化管理。

從技術(shù)的角度看，智慧辦公場(chǎng)景將可以濃縮在一個(gè)智能設(shè)備上，80%的業(yè)務(wù)操作在移動(dòng)設(shè)備上完成。

在員工的辦公App中構(gòu)建消息中心、工作中心、自服務(wù)中心、協(xié)作中心。個(gè)人辦公以員工為核心，實(shí)現(xiàn)“工作找人”，將與員工相關(guān)的業(yè)務(wù)應(yīng)用聚合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)“一站式”便捷辦公，支持企業(yè)的扁平化管理和社交化協(xié)同。

當(dāng)前我國(guó)的百?gòu)?qiáng)企業(yè)，特別是央企正在不斷地開(kāi)展管理模式的創(chuàng)新。OA系統(tǒng)將充分結(jié)合“云物移大智”技術(shù)，為企業(yè)的管理創(chuàng)新構(gòu)建穩(wěn)定的基石。